Microsoft 365 Schweiz: Bund baut Open-Source-Alternative auf

Die Schweizer Bundesverwaltung baut eine souveräne Open-Source-Arbeitsumgebung als Alternative zu Microsoft 365 auf. Ab Ende 2027 sollen rund 3.000 ausgewählte Mitarbeitende die Plattform für zentrale Büroaufgaben nutzen können.

Der Schritt ist Teil der Schweizer Strategie für digitale Souveränität. Microsoft 365 wird dabei zunächst nicht ersetzt. Die neue Umgebung soll eigenständig bereitstehen und parallel zur bestehenden Microsoft-Plattform betrieben werden.

Microsoft 365 Schweiz: 3.000 Nutzer erhalten Open-Source-Alternative

Die Bundeskanzlei kündigte das Programm am 2. September 2026 nach Abschluss der Machbarkeitsstudie PoC BOSS an. Der Test sollte klären, ob sich zentrale Büroprozesse mit Open-Source-Software zuverlässig abbilden lassen.

Die Antwort der Bundeskanzlei fällt grundsätzlich positiv aus. Deshalb soll nun eine produktionsnahe Plattform für rund 3.000 Mitarbeitende entstehen. Ausgewählt werden Beschäftigte aus verschiedenen Departementen und der Bundeskanzlei, die in besonders kritischen Geschäftsprozessen arbeiten.

Für die erste Programmphase rechnet die Bundeskanzlei mit rund neun Millionen Schweizer Franken. Erst die Erfahrungen aus dieser Phase sollen zeigen, welche Kosten bei einer breiteren Einführung und im regulären Betrieb entstehen würden.

Welche Funktionen soll der souveräne Arbeitsplatz abdecken?

Die geplante Plattform soll typische Funktionen eines digitalen Arbeitsplatzes bereitstellen. Dazu zählen E-Mail, Kalender, Dokumente, Präsentationen, Telefonie sowie Audio- und Videokonferenzen.

Im vorausgegangenen Praxistest arbeiteten 172 Personen aus mehreren Departementen mit der Browserlösung. Besonders positiv bewerteten sie Dokumentbearbeitung, Dateiablage, Zusammenarbeit sowie E-Mail und Kalender.

Die Machbarkeitsstudie zeigte jedoch auch Grenzen. Größere Videokonferenzen gehörten zu den Bereichen, in denen die getestete Lösung noch Einschränkungen aufwies. Für den produktiven Einsatz sind zudem weitere Sicherheitsprüfungen, Plattformanpassungen und zusätzliche Kompetenzen erforderlich.

openDesk bildet die technische Grundlage

Der PoC BOSS basiert auf openDesk, einer souveränen Arbeitsplatzplattform des deutschen Zentrums für Digitale Souveränität, ZenDiS. Die Lösung bündelt mehrere Open-Source-Produkte für typische Büroprozesse.

Zum getesteten Stack gehören Collabora Online für Dokumente, Open-Xchange für E-Mail und Kalender sowie Nextcloud für Dateiablage. Weitere Komponenten sind OpenProject, XWiki, Element, Nordeck mit Jitsi und Univention für das Identitäts- und Zugriffsmanagement.

Der Ansatz unterscheidet sich damit vom einfachen Austausch einzelner Office-Anwendungen. Die Bundesverwaltung untersucht einen vollständigen Arbeitsplatz mit Kommunikations-, Kollaborations- und Verwaltungsfunktionen.

Ein vollständiger Microsoft-365-Ausstieg ist noch offen

Die aktuelle Entscheidung bedeutet keinen beschlossenen Ausstieg aus Microsoft 365. Die Bundeskanzlei beschreibt ausdrücklich einen Parallelbetrieb. Ob die gesamte Bundesverwaltung später auf eine souveräne Lösung umgestellt wird, soll erst im Verlauf des Programms geprüft werden.

Damit ist die offizielle Position vorsichtiger als manche Berichte über einen bevorstehenden Microsoft-Ausstieg. Windows Central spricht von einem Wechsel weg von Microsoft 365. Die Schweizer Primärquelle beschreibt dagegen zunächst eine zusätzliche, unabhängig betreibbare Arbeitsumgebung.

Ein Ziel ist die Betriebsfähigkeit in Krisensituationen. Ein zweites betrifft die sichere Bearbeitung sensitiver Informationen. Zusätzlich prüft die Bundesverwaltung grundsätzlich, wie realistisch eine Exit-Strategie für Microsoft 365 wäre.

Fachanwendungen bleiben die größte Wechselhürde

Die technische Machbarkeit von Bürogrundfunktionen ist nur ein Teil der Aufgabe. Daniel Markwalder, Delegierter des Bundesrats für digitale Transformation, verweist auf Tausende Fachanwendungen innerhalb der Bundesverwaltung. Viele davon sind eng mit der Microsoft-Welt verbunden.

Genau diese Verknüpfungen können einen Plattformwechsel erheblich erschweren. Betroffen sind nicht nur Dokumente oder E-Mail. Schnittstellen, Identitäten, Berechtigungen, Fachverfahren und Betriebsprozesse müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Die Schweizer Strategie zielt deshalb zunächst auf eine belastbare Alternative. Ein paralleler Arbeitsplatz kann Abhängigkeiten reduzieren, ohne sofort sämtliche vorhandenen Systeme migrieren zu müssen.

Was Unternehmen aus dem Schweizer Modell ableiten können

Für Unternehmen folgt daraus keine allgemeine Empfehlung, Microsoft 365 zu ersetzen. Relevant ist vielmehr die Frage, wie stark kritische Geschäftsprozesse von einem einzelnen Anbieter und dessen Plattformdiensten abhängen.

Dass zentrale Plattformkomponenten mehrere Dienste gleichzeitig beeinflussen können, zeigte zuletzt die Microsoft-365-Störung Ende August 2026. Eine Exit-Strategie sollte deshalb neben Datenportabilität auch Identitäten, Schnittstellen, Notfallprozesse und Abhängigkeiten von Fachanwendungen berücksichtigen.

Die Schweizer Bundesverwaltung behandelt digitale Souveränität damit vor allem als Frage der Handlungsfähigkeit. Der Aufbau einer zweiten Plattform schafft zunächst zusätzliche Optionen. Ob daraus langfristig ein vollständiger Microsoft-365-Ausstieg entsteht, ist derzeit offen.

Weitere Einordnungen zu Cloud, Security und Infrastruktur erscheinen regelmäßig im IT-Dock Newsletter. Der Überblick richtet sich an IT-Entscheider im Mittelstand.